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重要信息牢记于心 接电话的学问真不少
信息来源:共产党员网    发稿作者: 本网专稿     发布时间:2018年11月19日   查看244次   字体:[] [] []

重要信息牢记于心

  陈科长开会回来,就看见小白蔫了似的整理文件,一声不吭。陈科长心想:“这小子肯定惹什么祸了吧?”

  看到陈科长回来,小白赶紧指着电话说:“科长,上午有电话找您!”

  “电话呀,谁啊?找我什么事?”

  “是……是内线……很急,可是我不知道是谁打来的,这可怎么办啊?”小白愁得哭丧着脸。

插画:祝呈平

  原来,上午秘书科的人都去开会了,留下小白值班。突然,一阵急促的电话铃声响起,小白心说不好,是内线!赶忙丢下手头的文件一个箭步冲到了陈科长办公桌前。

  秘书科工作用的电话有好几部,只有这部内线最特殊,一般只有重要部门和领导同志才配备。平时内线一般都由陈科长接听,可恰巧这会儿陈科长不在办公室。

  “您……您好!这里是秘书科!”小白第一次接内线,忐忑不安,不知道会是哪里打来的。

  “小陈啊,你们局上周出的报表今天给我寄一份来。”

  “好的,一会儿就寄!”小白知道电话里说的报表是什么,恰好又有富余,请示下即可,就立即表了态,对方说了声“好的”就挂了电话。

  突然,小白想起电话那头并没说他是谁,更糟的是内线电话还没有来电显示!小白瞬间觉得完了,这次失误大了。

  到底“姜是老的辣”,陈科长把文件夹放下,玩起了推理:既然能直接喊出“小陈”,说明对秘书科有所了解,却没听出来不是小陈的声音,说明不常联系;点名要局里的报表,说明对局里的业务十分熟悉,又知道是上周出的,说明信息渠道很准……这样,范围越来越小了。

  “他是怎么问的?你再详细一点。”

  “对了,他有一点口音,说‘小cén’而不是‘小chén’。”小白一拍脑门想起来一个细节。

  “哈哈,知道了。一定是王秘书!每次他都喊我‘小cén’,我这就给他回个电话。”果然,是一位老部长的王秘书。小白迅速装好信封把报表寄了出去。

  中午轮到小白值班,陈科长在整理上午开会的材料。到了1点30分,电话突然响了,陈科长和小白同时瞥了眼来电显示——一串手机号码。

  小白嘴里嘀咕着:“呀,是张局长的号码。”便迅速接了起来。

  “张局长您好……好的,请您稍等,我们马上联系。”

  小白探身看了眼墙上记事的白板,只见上面写着:下午1点40分,张局长到某部参加会议,名单和车牌号已报。

  “张局长被拦在大门外了,我得赶紧联系一下。”只见他迅速翻开桌面上的文件夹,查看会议通知,按照对方的电话拨过去。对方答复小白,统计名单是另一个同事负责,不过那位同事有紧急任务出差了……小白讲明了情况,请他帮忙再联系一下保卫部门。等这一番电话结束,时间过去了三分钟。

  陈科长放下手里的材料,乐呵呵地看着小白:“小白你行啊,居然看眼手机号码就知道是谁,处理得不错嘛!”

  “张局长的手机尾号是‘3266’,比较好记。哎呀,科长,张局长不会迟到了吧?可是我又不敢直接给他打电话问。”小白转过身寻求陈科长的建议。

  “来,剩下的活儿交给我。”陈科长说着就打通了交通科的值班电话,问了送张局长参会的驾驶员的手机号,很快联系上了驾驶员,得到的答复是:张局长已在会议开始前顺利进入会场。

  小白终于长舒了一口气:接值班电话真不是件容易的事。晚上,小白在笔记本上记下了“备忘”:身为值班员,需要熟悉全天的安排,无论哪一项出了问题,都要确保迅速协调解决。对常联系的领导和部门,需熟记他们的联系方式,看一眼就知道是哪里打来的、对方是谁,这样对方为什么打电话来也能立马猜上个八九不离十。心中有数,也更节省办理时间。

接电话的学问真不少

  周四下午,小蔡接到王主任交办的任务,起草一份市委办保密工作总结。下周省保密局要来市委办检查保密工作,这是大事,小蔡不敢怠慢,当天晚上就开始动笔,周五又在办公室全神贯注地码了一天字。眼看快到下班时间,总结即将大功告成。

  小蔡通红的双眼紧盯着屏幕,手在键盘上飞快地敲击着。这时,办公室的电话不知趣地响了起来。小蔡瞄了一眼墙上的挂钟,指针指向5点30分,他拿起电话,心中颇有些不耐烦,下班了还打电话,讲不讲工作规律和节奏?

  电话那头传来一个语速快且较生硬的声音:“喂,通知一个会。”小蔡的脸不禁拉长了:“你哪里啊?也不说清楚就通知。”对方也意识到了自己的疏忽,赶忙自报家门。原来是省水利厅的同志,下周一上午临时召开一个防汛部署会,焦书记分管相关工作,这个电话就是通知焦书记参会的。

  小蔡一听是上级单位,口气缓和了不少,心不在焉地听着对方报出会议时间和地点,一边在脑子里盘旋的还是手头的稿子,标题到底提炼个啥好呢……

  周一,焦书记一大早就出发去省城开会了。小蔡终于有时间静下心读读报,做一做报摘,充实一下写作资料库。突然,桌上的手机急促地响起来。小蔡低头一看,是焦书记的手机号。焦书记不是应该马上开会了吗?怎么还有时间给我打电话?小蔡有些纳闷,忙不迭地把电话接起来。

  电话那头,焦书记十分严厉:“小蔡!你不是告诉我9点在水利厅报告厅开会吗?为什么来了以后一个人都没有?”小蔡脑子里一片空白:不会呀,周五下午通知的就是周一早上9点在水利厅报告厅开会,我听得明明白白啊!

插画:祝呈平

  小蔡连忙翻找上周五的电话记录本,翻来翻去,发现自己压根没作记录,只能手忙脚乱地打电话到水利厅办公室。还好接电话的同志知道今天有防汛部署会,还告诉小蔡会议地址在离水利厅大概三公里的水利宾馆报告厅,会务组在宾馆大厅设有报到处,直接去即可。

  原来是自己记错了会议地点,小蔡硬着头皮给焦书记回电话,只听到电话那头的焦书记吩咐司机赶快去水利宾馆就挂了电话。

  小蔡这才开始努力回忆上周五接电话的情形:当时自己心不在焉,所以根本没有在本上作记录,听到水利厅就想当然地以为是在水利厅报告厅,没想到还有个水利宾馆报告厅!

  下午,焦书记从省里开会回来了,小蔡第一时间赶去作检讨。焦书记说:“小蔡啊,你对人家的会议通知记得不清楚,但人家对你倒是印象深刻,负责会务的同志还跟我开玩笑说,你接电话时语气挺冲,吓得他们都不敢多说话了。”小蔡不好意思地说:“他开始也没说是哪个单位的,我态度确实不够好。”

  焦书记点点头:“他们确实做的有不到位的地方。即使是上级单位,打电话时也应该自报家门。但是我们接电话也不能看人下菜碟啊,无论是接领导的电话、上级单位的电话还是同事的电话、群众的电话,都得礼貌、热情。小蔡啊,打电话虽然是隔空交流,但对方其实能够看到你的表情,你是满脸笑容的,还是不耐烦的,别人一下就能听出来。接电话事小,但其中体现的工作态度和素养事大。你说是不是?”

  小蔡认真想了想,若有所思地说:“焦书记,您说得对,以后打电话,我得让对方‘听’到热情的笑容。我向您检讨,这次搞错会议地点,也是我接电话时注意力不集中造成的,下次一定注意。”

  焦书记接着说:“做办公室工作,记是基本功,脑袋不一定靠得住。只要是接电话,对方一开讲,你就要马上记。而且,对于电话通知中比较重大的事项,比如会议,你还要跟人家二次核实会议的时间、地点等要素,必要时还要整理书面来电记录,便于领导传阅和批示。其实,今天的会有好几个地市的人像我一样跑错了,这个小插曲也给我们提个醒,电话通知有时确实不如书面通知更清晰牢靠。”

  小蔡听了心服口服,回来后不禁写了一段心得:接电话的学问可真不少,稍有松懈,就会捅娄子。今后接电话,涉及会议通知时,一定得问清楚,什么时间在哪里开会,有啥特别要求,不够清楚的及时跟对方确认,别怕啰唆。慎之又慎、讲究礼节,才可能接好电话。

              
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